Στη μελέτη αυτή παρέχεται ένας πρακτικός οδηγός που αφορά στη διαχείριση και απόθεση α) λογισμικού, β) δεδομένων, γ) περιεχομένου, καθώς και δ) μελετών για δημόσιους φορείς και οργανισμούς στην Ελλάδα. Ο τεχνικός αυτός οδηγός προέκυψε για κάθε μία από τις παραπάνω περιπτώσεις κατόπιν επισκόπησης της υφιστάμενης κατάστασης με άμεση αναφορά σε καλές πρακτικές και αποδεκτές λύσεις ΕΛ/ΛΑΚ που έχουν υιοθετηθεί από πολύ γνωστούς δημόσιους φορείς ανά την υφήλιο.
Η μελέτη καταλήγει σε συγκεκριμένες προτάσεις που συνάδουν με τις έννοιες της “ανοικτότητας” των δεδομένων (open data) και του ελεύθερου λογισμικού / λογισμικού ανοικτού κώδικα (open source / open code). Πέραν της καλής πρακτικής σε αντίστοιχους δημόσιους φορείς και δράσεις στο εξωτερικό, οι προτάσεις της μελέτης αυτής τεκμηριώνονται και βάσει του θεσμικού / νομοθετικού πλαισίου στην Ελλάδα.
Στα παραρτήματα που αποτελούν βασικό μέρος του παρόντος toolkit, αναλύονται -με όσο το δυνατόν απλό και περιγραφικό τρόπο- τα βήματα τα οποία χρειάζονται για την εγγραφή, την απόθεση και διαχείριση λογισμικού, περιεχομένου, δεδομένων, και μελετών έργων από έναν φορέα χρήστη.
Στο κεφάλαιο 2 παρέχεται μία σύντομη μελέτη που αφορά στη διαχείριση και απόθεση λογισμικού για δημόσιους φορείς και οργανισμούς στην Ελλάδα.. Η μελέτη προτείνει την χρήση του GitHub, ως της κατ’ εξοχήν καλύτερης υιοθετημένης λύσης για την τεκμηρίωση και απόθεση λογισμικού στην κοινότητα παγκοσμίως.
Στο κεφάλαιο 3, παρέχεται μία σύντομη μελέτη που αφορά στη διαχείριση και απόθεση περιεχομένου για δημόσιους φορείς και οργανισμούς στην Ελλάδα. Προτείνεται η χρήση των Wikimedia Commons, καθώς και του Flickr. Και για τις δύο προτάσεις υπάρχει μεγάλη διαλειτουργικότητα με τις πλέον γνωστές αδειοδοτήσεις ανοικτού περιεχομένου.
Στο κεφάλαιο 4, αντίστοιχα με τα προηγούμενα κεφάλαια, παρέχεται μία σύντομη μελέτη που αφορά στη διαχείριση και απόθεση δεδομένων για δημόσιους φορείς και οργανισμούς στην Ελλάδα. Η μελέτη προτείνει την χρήση της πλατφόρμας data.gov.gr. Η πλατφόρμα αυτή αποτελεί εδώ και αρκετό διάστημα τον κεντρικό κατάλογο και αποθετήριο όσον αφορά τα δημόσια δεδομένα φορέων της ελληνικής κυβέρνησης, κινούμενη παράλληλα σύμφωνα με τις διεθνείς καλές πρακτικές και οδηγίες. Υπάρχει δε εξαιρετική διαλειτουργικότητα σε επίπεδο υποστήριξης και με το GitHub (πρόταση για απόθεση και τεκμηρίωση λογισμικού).
Τέλος, το κεφάλαιο 5 περιγράφει μία σύντομη μελέτη που αφορά στη διαχείριση και απόθεση μελετών, καθώς και μελετών σχεδίων για δημόσιους φορείς και οργανισμούς στην Ελλάδα. Προτείνεται η χρήση του Αποθετηρίου Κατάθεσης Μελετών Δημοσίου, καθώς και του GrabCAD αντίστοιχα. Για την περίπτωση του Αποθετηρίου Κατάθεσης Μελετών Δημοσίου υπάρχει ισχυρό θεσμικό και νομικό πλαίσιο στην Ελλάδα για την υποστήριξή του, ενώ κρίνεται απαραίτητη η ενδυνάμωση της χρήσης του από δημόσιους φορείς δημοσίου, καθώς και από φορείς της τοπικής αυτοδιοίκησης. Από την άλλη, η πλατφόρμα GrabCAD, έχει μεγάλη διείσδυση στο χώρο των μηχανικών σε παγκόσμια κλίμακα.
Οι παραπάνω μελέτες και προτάσεις προέκυψαν κατόπιν επισκόπησης της υφιστάμενης κατάστασης με άμεση αναφορά σε καλές πρακτικές και αποδεκτές λύσεις ΕΛ/ΛΑΚ που έχουν υιοθετηθεί από πολύ γνωστούς δημόσιους φορείς ανά την υφήλιο.
Τέλος, συμπληρωματικά με όλες τις παραπάνω διαστάσεις και προτάσεις (απόθεση λογισμικού, περιεχομένου, δεδομένων, μελετών), συνίσταται η ύπαρξη μίας πολιτικής εφεδρικών αντιγράφων ανάλογα με τον φορέα.
Ο οδηγός σε επεξεργάσιμη μορφή στο github, σε ODT & σε DOCX.