[HTM2 2023] Policy för ekonomi

policy_for_ekonomi.tex

@@ -0,0 +1,285 @@
+\documentclass{dsekprotokoll}
+
+\usepackage[T1]{fontenc}
+\usepackage[utf8]{inputenc}
+\usepackage[swedish]{babel}
+\usepackage{tikz}
+\usetikzlibrary{arrows.meta,positioning}
+
+\setheader{Policy för Ekonomi}{Policydokument}{}
+
+\title{Policy för ekonomi}
+\author{D-sektionen}
+
+\begin{document}
+\maketitle
+\section{Formalia}
+\subsection{Sammanfattning}
+Policyn beskriver hur sektionen ska arbeta med ekonomi och budget, hur
+attesteringsrätten fungerar samt vilka fonder sektionen har.
+
+\subsection{Syfte}
+Policyns syfte är att ge styrelsen såväl som funktionärer vägledning i
+ekonomiska frågor.
+
+\subsection{Omfattning}
+Sektionen i sin helhet.
+
+\subsection{Historik}
+Ursprungligen antagen enligt beslut: VTM 2017.
+Omarbetning fastställd enligt beslut (samt motionär):
+\begin{itemize}
+\item VTM 2021 (Joel Bäcker \& Sean Jentz)
+\item (uppdaterad enl. Policy för Policyer på HTM2 2021)
+\item VTM 2022 (Emma Kujala)
+\item (uppdaterad enl. Policy för styrdokument på HTM2 2021)
+\item HTM2 2023 (Axel Svensson)
+\end{itemize}
+
+\section{Övergripande}
+D-sektionen är en ideell förening och har inget vinstintresse. Därmed skall
+ingen funktionär inom D-sektionen behöva betala pengar ur egen ficka för att
+kunna utföra sitt uppdrag så som uppdraget är beskrivet i reglementet. Ingen
+funktionär ska tjäna pengar på sektionens verksamhet.
+
+\section{Budget}
+
+\subsection{Terminologi}
+
+\begin{description}
+  \item[Resultatenhet] Varje utskott, Styrelsen och Sektionen är var och en sin
+    egen resultatenhet. Resultatenheten är uppdelad i ett eller flera
+    kostnadsställen.
+  \item[Kostnadsställe] Ett kostnadsställe består av budgetposter för både
+    kostnader och inkomster för en viss del av en resultatenhets
+    verksamhet. Varje kostnadsställe har en egen kod, till exempel är SEKT01 ett
+    kostnadsställe inom resultatenheten ``sektionen''.
+  \item[Budgetpost] En budgetpost visar hur mycket sektionen har budgeterat för
+    en viss kostnad eller inkomst. Till exempel är \textit{mötesfika} och
+    \textit{programvaror} båda budgetposter.
+\end{description}
+
+\subsection{Övergripande}
+Sektionsmötet beslutar varje höst om rambudgeten för det kommande året som ett
+styrmedel för resultaten i varje kostnadsställe. Likadant beslutar styrelsen
+om en detaljbudget under våren för att styra enskilda budgetposters storlek inom
+kostnadsställena.
+
+En budget är att betrakta som en prognos för det kommande årets resultat. För
+att möjliggöra smidiga anpassningar efter verkligt utfall så krävs ett visst
+handlingsutrymme utanför rambudget respektive detaljbudgeten.
+
+\subsection{Budgetavsteg}
+Om en budgetpost inom ett kostnadställe, hela kostnadsstället eller rambudgeten
+i sin helhet avsiktligt beräknas avvika negativt kan ett budgetavsteg göras.
+
+\begin{center}
+  \renewcommand{\arraystretch}{1.75}
+  \begin{tabular}{p{0.2\textwidth}|p{0.4\textwidth}|p{0.3\textwidth}}
+    Ekonomiskt objekt & Förändring & Vem ska ta budgetavsteget \\ \hline
+    Rambudgeten i sin helhet & Större än 50 000 kr eller mer än 50\% av
+    budgeterat resultat & Sektionsmötet \\
+    Rambudgeten i sin helhet & Mindre än 50 000 kr och mindre än 50\% av
+    budgeterat resultat* & Styrelsen \\
+    Kostnadsställe & Större än 25 000 kr eller mer än 50\% av budgeterat
+    resultat & Sektionsmötet \\
+    Kostnadsställe & Mindre än 25 000 kr och mindre än 50\% av budgeterat
+    resultat* & Styrelsen \\
+    Budgetpost inom kostnadställen & Budgetavsteg på max 2500 kr & Skattmästaren
+    i samråd med sektionsordförande
+  \end{tabular}
+  \renewcommand{\arraystretch}{1.0}
+\end{center}
+* --- För rambudget och kostnadsställen kan styrelsen alltid ta budgetavsteg om summor lägre
+än 10 000 kr även om detta är mer än 50\% av budgeterat resultat.
+
+Budgetavstegen ska vara skriftliga och dokumenteras för verksamhetens ekonomiska
+kontinuitet. När budgetavsteg görs av skattmästaren och sektionsordföranden
+ska dessa redovisas till styrelsen minst en gång i månaden eller oftare om
+skattmästaren anser det vara lämpligt.  Styrelsens och skattmästarens
+budgetavsteg ska redovisas på nästkommande sektionsmöte.
+
+Flera budgetavsteg för samma ekonomiska objekt räknas samman till dess att de
+har redovisats för en högre instans. Till exempel så kan inte styrelsen ta två
+budgetavsteg à 20 000 kr på ett och samma kostnadsställe utan att först redovisa
+det första för sektionsmötet innan det andra tas.  På samma sätt kan inte
+skattmästaren ta två budgetavsteg à 1500 kr på samma budgetpost utanatt redovisa
+det första för styrelsen först.
+
+\section{Avtal}
+Firmatecknare äger alltid rätt att besluta om avtal som innebär ett positivt nettoresultat och om
+avtal som följer redan lagd budget. En förutsättning är att avtalet inte går emot sektionens eller
+Teknologkårens styrdokument.
+
+\section{Sektionskort}
+Sektionen äger ett antal betalkort, ofta kallade Sektionskort, som ska användas för betalning i
+sektionens namn. Dessa betalkort skall användas för att minimera behovet av privata utlägg.
+
+Vilka som erhåller sektionskort bestäms av styrelsen.
+
+\section{Inköp för sektionen}
+Alla köp i sektionens namn, vare sig privata eller med sektionskort, ska
+redogöras för genom en utläggsräkning tillsammans med ett fysiskt
+kvitto. Kontoutdrag räknas inte. Utläggsräkningar skall skyndsamt lämnas in till
+skattmästeriet om ej särskilda skäl finns.
+
+Samtliga utlägg skall signeras av två individer, personen som gjort utlägget och
+en som godkänner utlägget. Godkännandet ska, om möjligt, utföras av individ
+från den närmst följande instansen enligt nästa avsnitt. En högre instans
+signatur kan i samtliga fall ersätta en lägre instans signatur om så
+behövs. En lägre instans kan aldrig godkänna en högre instans utlägg. En individ
+signerar alltid i egenskap av sin högsta instans.
+
+Utlägg kan inte godkännas av samma individ som gjort utlägget.
+
+\subsection{Attesträtt}
+Nedan följer hur attesteringsrätt fungerar för mästare, vice skattmästare och
+firmatecknare.  Attest ska alltid sträva efter att skötas på lägsta möjliga
+instans. Diagrammet nedan är endast för vägledning, nedanstående punkter
+beskriver mer exakta bestämmelser.
+
+Utskott som inte har en utskottsordförande som inte sitter i styrelsen och
+projektgrupper vänder sig till firmatecknare för att få sina utlägg
+attesterade.
+
+\begin{description}
+  \item[Firmatecknare] äger attesteringsrätt för alla utlägg och kan attesteras
+    av varandra. Firmatecknare kan inte attestera sina egna utlägg.
+  \item[Vice skattmästare] äger attesteringsrätt för alla utlägg gjorda av
+    funktionärer. Vice skattmästare kan inte attestera styrelseledamöter.
+  \item[Näringslivsansvarig] äger attesteringsrätt för alla utlägg gjorda för
+    näringslivsutskottet, inklusive utlägg gjorda av Teknikfokusansvarig.
+  \item[Aktivitetsansvarig] äger attesteringsrätt för alla utlägg gjorda för
+    aktivitetsutskottet, inklusive UtEDischoansvarig.
+  \item[Övriga styrelseledamöter] äger attersteringsrätt för utskott för vilka
+    dem är utskottsordförande. Alltså har Vice Ordförande inte någon
+    attesteringsrätt.
+  \item[Teknikfokusansvarig] äger attesteringsrätt för alla utlägg gjorda för
+    Teknikfokus.
+\end{description}
+
+\begin{center}
+\begin{tikzpicture}
+  [shorten >=1pt,
+   node distance=1cm,
+%% on grid,
+   >={Stealth[round]},
+   squarednode/.style={rectangle,
+                      draw=black,
+                      minimum size=6mm},]
+  \node[squarednode] (ft)                          {Firmatecknare};
+  \node[squarednode] (vice)   [below left=of ft]   {Vice Skattmästare};
+  \node[squarednode] (styr)   [below right=of ft]  {Styrelseledamot};
+  \node[squarednode] (funk)   [below left=of styr] {Funktionär};
+  \node[squarednode] (tekf)   [below right=of styr]{Teknikfokusansvarig};
+  \node[squarednode] (tekf-f) [below=of tekf]      {Teknikfokusfunktionär};
+  \path[->,every node/.style={font=\footnotesize}]
+  (ft)   edge [loop above] node               {} ()
+         edge              node [below left]  {} (vice)
+         edge              node [below right] {} (styr)
+  (vice) edge              node [below right] {} (funk)
+  (styr) edge              node [below left]  {} (funk)
+         edge              node [below  left] {NärA} (tekf)
+  (tekf) edge              node [below]       {} (tekf-f);
+\end{tikzpicture}
+\end{center}
+
+\section{Kontanthantering}
+Sektionen ska eftersträva minimal kontanthantering och istället jobba med
+digitala betalningsalternativ.
+
+Kontantbelopp som överstiger 3000 kr skall och måste räknas av minst två
+personer.
+
+\section{Likviditet}
+Sektionens grundlikviditet bör vara 500 000 kr. Tillfälliga negativa avvikelser
+är godtagbara i samband med större arrangemang såsom nollning, jubileum eller
+Teknikfokus.
+
+\section{Donationer}
+
+\subsection{Inkomna donationer}
+Vid inkomna donationer ska dessa pengar öronmärkas för ett specifik ändamål samt
+läggas i lämplig fond. I de fall där inget specifikt ändamål angetts hanteras de
+som om det inte fanns en specifik fond och behöver således inte heller
+öronmärkas till något speciellt.  Styrelsen kan ta emot och disponera donationer
+upp till 10 000 kr men högre än så måste ett sektionsmötesbeslut avgöra hur man
+ska disponera pengarna.
+
+\subsection{Utgående donationer}
+Vid försäljning av varor kan ett utskott välja att ta emot donationer som ska gå
+till olika ickevinst drivande, ideella, välgörenhetsorganisationer. Dessa
+pengar ska inte användas av något annat än till dessa ändamål. Styrelsemöte
+avgör organisationens lämplighet.
+
+\section{Sektionens fonder}
+Sektionen fonderar medel vid bokslutsdispositionen, öronmärkta för att användas
+till vissa specifika saker. Nedan följer en lista på sektionens fonder och
+vilken instants som disponerar respektive fond följt av en
+fondavsättningsstrategi. Vid inköp som inte passar in på någon av fonderna ska
+inköpet belasta verksamhetsårets resultat.
+
+Sektionens årliga budget bör avsätta medel till de fonder som behöver det enligt
+fondens beskrivning. I händelse av att en fond redan är fylld då pengarna
+skall överföras bör de budgeterade pengarna som överskrider maxtaket för
+fonden läggas till resultatet. Samtliga uttag ur någon av fonderna skall
+redovisas för nästkommande sektionsmöte.
+
+\subsection{Reparationsfonden}
+Reparationsfondens syfte är att finansiera ersättande eller reparation av dyra
+inventarier (exklusive sektionsbil) som går sönder. Reparationsfonden får
+uppgå till maximalt 40 000 kr och dess medel disponeras av styrelsen. Den årliga
+budgeten bör avsätta 10 000 kr till fonden årligen.
+
+\subsection{Bilfonden}
+Bilfondens medel skall nyttjas till att kunna reparera skador på sektionens bil
+samt tillse att den är säker att köra. I händelse av att sektionen behöver
+införskaffa en ny bil kan pengarna ur fonden också nyttjas. Fonden får maximalt
+uppgå till 60 000 kr och dess medel disponeras av styrelsen. Den årliga budgeten
+bör avsätta 10 000 kr till fonden årligen.
+
+\subsection{Projektfonden}
+Projektfonden syftar till att kunna avsätta medel för projekt inom
+D-sektionen. Dessa projekt skall pågå under en begränsad tid och vara till nytta
+för sektionen eller dess medlemmar. Fonden får uppgå till maximalt 20 000 kr
+och dess medel disponeras av styrelsen. Den årliga budgeten bör avsätta 5000
+kr till fonden årligen.
+
+\subsection{Medaljfonden}
+Medaljfonden syftar till att kunna köpa in de medaljer som sektionen, enligt
+vårt reglemente, skall delas ut till funktionärer, riddare eller
+liknande. Medaljfondens medel kan också nyttjas till framtagande av nya medaljer
+som sektionsmötet beslutat om. Fondens medel får maximalt uppgå till 10 000 kr
+och de disponeras av styrelsen. Den årliga budgeten bör avsätta 2000 kr till
+fonden årligen.
+
+\subsection{Jubileumsfonden}
+Jubileumsfonden syftar till att kunna finansiera sektionens jubileumsfirande
+vart femte år.  Pengarna skall nyttjas för att säkerställa tillgängligheten för
+medlemmarna på jubileumsfirandet. Fondens medel disponeras av styrelsen.
+Fondens medel får uppgå till maximalt 50 000 kr.  Den årliga budgeten bör
+avsätta 10 000 kr till fonden årligen och bör inte heller överstiga detta om
+inte särskilda skäl finnes.
+
+\subsection{Motionsfonden}
+Motionsfonden syftar till att kunna genomföra de motioner som föreslås av
+medlemmarna till sektionsmötet och som sedan röstas igenom där. Fonden har inget
+maxtak på mängden pengar som får finnas i den och dess medel får endast nyttjas
+av sektionsmötet.
+
+\subsection{Fondavsättningsstrategi}
+Fondavsättningen bör följa denna ordning om inte särkilda fall finnes:
+\begin{enumerate}
+  \item reparationsfonden,
+  \item bilfonden,
+  \item projektfonden,
+  \item medaljfonden,
+  \item jubileumsfonden,
+  \item motionsfonden.
+\end{enumerate}
+
+\section{Placeringar}
+Om sektionen har placeringar bör dessa följa de etiska hänsynstagande som finns
+i Teknologkårens policy för ekonomi.
+
+\end{document}