提案人： EZForever、koali
参与人： -
提案状态： 通过（进行中）
提案时间： 2022-09-06
修改时间： 2022-09-06
本文提出了以提案文档为单位、以提案大会为执行机构的社团内部项目的系统化组织方式，以期提升社团成员的学习兴趣，及参与非例行事务的活跃度。本文同时作为该制度下的第一篇提案，为后续提案提供格式参考。
在此前社团组会的讨论中，如何组织社团在训练、竞赛等例行事务之外的活动成为了一个难题。目前，这些非例行事务的参与完全由社团成员私下组织进行，受组会内容所限难以在项目结束前与他人分享进展或成果，沟通的缺乏可能导致项目发起者缺乏必要的援助，以及他人失去可能的学习机会。本文提出的提案大会制度参考英国议会下议院的讨论制度[1]，摒弃其中法律有关的繁文缛节，为项目发起者和其他社团成员提供灵活、自由、高效、可追溯的沟通方式，以期解决上述问题。
提案（Proposal）为项目发起者对项目进行初步调研的结果。这里的 “初步调研”指对项目框架的大体构思及对项目背景、可行性、需求与前景的必要分析 。提案大会（见下文）以提案为单位对项目进行讨论；未完成初步调研的项目不构成提案故不进行讨论。项目发起者对提交至提案大会的提案负责。
提案文档（Request For Comments，征求意见稿）以书面形式描述提案，并记录该提案的发起时间、完成情况等信息。提案文档包含以下内容：
- 标题与提案编号（在提案通过后填入）；
- 提案人：指项目的最初发起者；
- 参与人：指在提案通过后选择参与项目的其他人；
- 提案状态：
- 征求意见：提案首次提交至提案大会前，向全体社团成员征求修改意见或建议；
- 通过（进行中）：提案被通过且项目开始或正在进行；
- 通过（待定）：提案被通过，但因参与其他提案等事务尚未开始进行对应的项目；
- 完成：项目执行完成；
- 中止：提案未被通过或项目因主客观因素项目无法完成；
- 提案时间：指提案初次提交至提案大会的时间；
- 修改时间：指提案中止或通过后最近一次修改的时间；
- 摘要：简要描述项目内容，可能包含项目目的；
- 正文：由提案人自行发挥；
- 更新/附录：（可选）对于进行中或中止的提案，记录进度变化。
提案正文内容及格式完全由提案人自行发挥，但应至少包括以下内容，以便他人理解提案（无关或显然的内容可以省略）：
- 项目目标与框架；
- 证明项目可行性的论据；
- 项目的当前进度；
- 项目进行所需的相对于提案人的外部支持。
提案文档撰写时应适当应用文本格式及引用以确保可读性，文档头部（正文之外的部分）之结构应维持与现有提案一致。提案在提交至提案大会前必须完成文档的撰写，提案人对提案文档的内容撰写和格式校订负责。
提案大会是提案人与其他社团成员公开交换意见的主要方式，决定提案的通过与否，并为提案项目的进行招募潜在参与者。提案大会不定期召开，由组会主持人主持，全体社团成员参与。提案大会的基本议程如下：
- 若提案大会与组会时间重叠，则优先进行组会的例行议程和进度汇报；
- 以自愿或主持人指定的方式选择下一位发言人；
- 发言人阐述自己的提案内容；
- 全体社团成员对提案项目进行讨论，向提案人提问，提出建议或修改意见；
- 全体社团成员参与讨论，从遵规守纪和可行性两个方面决定提案是否通过；
- 对于通过的提案，有意向的社团成员自愿向提案人报名成为参与者；
- 提案文档在更新状态和参与人后进入归档（见后文）；
- 重复2-8至提案全部讨论完毕。
在提案大会时间有明确通知且准备时间充足的前提下，原则上每次提案大会中每位社团成员应提交至少一份提案（可为经过修改的中止提案）。提案通过后，提案人与所有参与人即对提案项目的进度与完成情况负责，直至项目完成或中止。
进度汇报会议每周召开一次（如因主客观因素无法召开则顺延），由正在进行的项目的提案人和参与人轮流向其他社团成员汇报其项目的进行情况。
如因项目进展需要对提案内容做出调整，应由提案人在进度汇报时知会其他社团成员；如因主客观原因无法继续进行项目，应由提案人在进度汇报时明确阐述项目中止原因，经其他社团成员同意后将原因写入提案文档并更新状态。
为避免对个人项目提案的打击，社团成员关于提案是否通过的决定不得掺杂针对项目内容的个人意见。在实践上，有且仅有满足下列条件之一的提案不应被通过：
- 提案内容违反国家有关法律法规；
- 提案内容违反学校和学院的有关规定与纪律；
- 提案内容违反社团的价值观、发展方针或有悖公序良俗；
- 提案项目经调研与讨论确认工作量过大或目前无法进行。
此即是说进行过可行性分析的提案基本可以全数通过，但前文的“项目发起者对提案负责”意味着所有通过的提案对项目发起者具有同等约束——不切实际或过分草率的提案在通过后将成为对提案人的惩罚。相反，切合实际、具有趣味性且经过适当调研的提案则更可能招募到参与者，推动项目进行，促进学习与沟通。
为确保对提案及其状态的跟踪，所有被提交至提案大会的提案文档应被统一归档。采用的归档系统应具有以下功能：
- 允许全体社团成员不受限制的访问，并允许提案人及参与人对文档实时编辑；
- 不允许社团成员外的任何人访问（确需对外公开的提案文档应公开归档外的副本）；
- 保留对提案文档的修订记录。
具体采用的归档系统经大会讨论后更新。提案人对其提案文档的归档负责，归档文档的添加与修改必须在提案大会或进度汇报结束前完成。
提案文档的版权由提案人所有。若无提案人另行书面说明，对外公开的提案文档采用CC BY-SA 4.0许可协议[2]进行许可。
提案大会应在大部分社团成员没有正在进行的项目时召开。在实践上，可在每周进度汇报结束后由社团成员共同讨论决定下一周是否召开提案大会（如下一周因主客观因素无法召开大会则顺延）。这样的实践可为各位成员预留至少一周时间准备提案、撰写提案文档。为避免提案大会长期陷入停滞，两次提案大会间的时间间隔不应超过四周。组会主持人对提案大会召开时间的安排与通知负责。
本提案作为一项社团制度，其内容由全体社团成员长期执行。
本提案文档对外公开，采用CC BY-SA 4.0许可协议进行许可。