Cílem této příručky je seznámit tě se zpětnou vazbou jako s nástrojem, který ti pomůže efektivně rozvíjet sám sebe i lidi kolem.
💡 Jsi teamleader? Zařaď dávání zpětné vazby do své daily routine! Zlepší to vztahy s tvým týmem, ujasníte si očekávání, posílíš to, co podle tebe funguje a zasadíš se o kulturu dávání zpětné vazby v Appliftingu. Podrobnější postup najdeš už brzy v Kodexu team leadera.
Všichni pojem “zpětná vazba” známe, ale co v kontextu naší kultury znamená? V naší DNA je touha rozvíjet se a zlepšovat nejen naše okolí, ale i sami sebe. Zpětná vazba je pro nás vodítkem k tomuto zlepšení, proto podporujeme její sdílení napříč firmou. Otevřená komunikace a bezpečné prostředí, ve kterém se nebojíme si sdělovat své názory, jsou u nás uznávanou hodnotou a každodenní jednání každého z nás směřuje k její kultivaci. Proto si o zpětnou vazbu aktivně žádáme a zároveň ji ostatním ochotně poskytujeme.
Zpětná vazba:
- je způsob rozvoje sebe i druhých;
- je cesta z naší vlastní nespokojenosti/nekomfortu;
- je možnost, jak ovlivnit naše okolí;
- je sdělení, jak vnímáme chování druhých;
- je založená na upřímnosti, důvěře a snaze porozumět si;
- je součástí agilního přístupu k práci;
- zlepšuje týmovou spolupráci;
- pomáhá objasnit realitu a eliminuje (chybné) domýšlení;
- není negativní hnidopišství nebo kritika;
- není hejt, kterým snižujeme něčí osobu či práci.
V našem pojetí je zpětná vazba metodou rozvoje, proto by měla primárně pomoci tomu, kdo ji přijímá (ne tomu, kdo ji dává). Je zodpovědností poskytovatele zpětné vazby, dát ji tak, aby příjemci byla zpráva srozumitelná. To klade nárok na schopnost pojmenovávat chování a pocity. Konfrontaci se nevyhýbáme a projevujeme v ní zájem o druhého - cílem je druhému pomoci, ne ho zkritizovat.
Pozor na ničivou empatii! Někdy se stane, že stojíme před rozhodnutím, zda dát zpětnou vazbu či nikoli a nakonec se rozhodneme to neudělat, abychom druhému neublížili. Takovému jednání se říká ničivá empatie a jedná se o strach z dávání zpětné vazby, abychom neublížili ostatním. Ve skutečnosti nejde o tendenci chránit druhé, ale chránit nás samotné a nevystavovat se nepříjemné konfrontaci. Výsledem je však nečinné přihlížení situaci, kterou bychom svým jednáním mohli zlepšit.
Cíl: Chceme prohloubit poznání hodnoceného člověka, jeho silných i slabých stránek a osobnostního rozvoje, což tvoří základ pro další zvyšování pracovního výkonu
Jasnost, srozumitelnost, konkrétnost: mysli na to, že zpětná vazba je zkreslená šumem způsobeným interpersonální komunikací (např. tón hlasu, neverbální komunikace, atribuční chyby atd.). Tvá komunikace musí být i přesto dostatečně srozumitelná a jasná, nikoli vágní. K tomu ti pomůže uvádět konkrétní příklady.
To, co jde změnit: zpětnou vazbu dáváme na pozorovatelné chování, nikoli na parametry lidské osobnosti a další charakteristiky, které nemůžeme změnit (např. neříkám člověku, že je nedochvilný, ale mohu mu dát zpětnou vazbu na to, že přišel opakovaně pozdě).
“JÁ” forma: zpětnou vazbu dáváme s vědomím, že se jedná o můj subjektivní názor nikolik objektivní pravdu. Dáváme ji na to, s čím máme přímou zkušenost a formulujeme ji vztaženou k naší osobě (například: Já se z toho cítím zklamaný, nikoliv Ty jsi mě zklamal).
Orientace na budoucnost: nechceme se plácat v minulosti, jde nám hlavně o poučení do budoucna.
Emoční klid: naším úkolem je nezatížit zpětnou vazbu emocemi na obou stranách. Neurčitost sdělení a neadekvátní emoční náboj jsou nejčastější chyby na straně poskytovatele, vyhni se jí tím, že se před schůzkou zklidníš a nastavíš celou atmosféru setkání na přátelskou notu.
Prostor pro dotazy či reakci: příjemce zpětné vazby může být překvapen nebo zažívat nejrůznější pocity, proto mu naslouchej a dej prostor, aby je mohl sdílet.
Pokud cítíme nejistotu nad tím, co a jak říct, pomůže ti tento model:
Behavior-Impact-Options (BIO) model
[B] Behavior - popis faktu
- popiš situaci a viditelné chování bez hodnotících soudů;
- drž se pouze faktů;
- nepopisuj kolegu jako takového, pouze chování, které jsi viděl.
[I] Impact - důsledek chování
- popiš svoje pocity z uvedeného chování a co si o tom ty myslíš;
- sdílej citlivě a otevřeně a mluv za sebe.
[O] Option - možné alternativy
- dodej doporučení, co by příště bylo prima udělat jinak a na čem se nyní dá pracovat;
- doporučení by měla být konkrétní, změřitelná;
- může obsahovat i popis předpokládaného efektu, tedy co člověk získá změnou chování.
Příprava je klíčem k tomu, aby naše zpětná vazba dosáhla kýženého efektu. Jak postupovat, když si od kolegy dostal žádost o sdílení zpětné vazby nebo ji chceš dát z vlastní iniciativy:
- Sbírej data pro svůj cíl - vyjasni si, na co chceš zpětnou vazbu dát a shromáždi konkrétní data, která tvou zpětnou vazbu podpoří (příklady z pozorování, události, výsledky práce atd.).
- Sepiš si to - někomu stačí poznámky, někomu myšlenková mapa, někdo si raději připraví celé věty, najdi si svůj styl a naformuluj zpětnou vazbu. S formulací ti pomůže BIO model.
- Neodkládej - naplánuj si do kalendáře čas, kdy bude zpětná vazba předána.
- Vytvoř příjemné prostředí - každý druh zpětné vazby si žádá své prostředí, triviální zpětnou vazbu můžeme komunikovat třeba na procházce nebo v rámci meetingu, ale čím závažnější téma je, tím důležitější je vytvořit soukromí a bezpečný prostor pro její sdílení i přijetí. Obecné zlaté pravidlo říká, že chválíme veřejně a nepříjemnou kritiku sdělujeme v soukromí, viz kodex Appliftera.
- Dodrž zásady dávání zpětné vazby zmíněné výše.
- Poděkuj - ukonči schůzku pozitivním způsobem, s poděkováním za otevřenost druhého a jeho touhu rozvíjet se, nabídkou podpory a s diskusí nad následnými kroky, abychom druhého neopouštěli s pocitem zmatení, ale naopak že ví, na čem může pracovat.
💡 Zpětná vazba a otevřená komunikace jsou klíčové pro osobní rozvoj každého z nás i celé firmy. Bohužel ji ale neumíme správně dávat od přírody. Dobrá zpráva je, že se to dá naučit. Pokud máš pocit, že bys na své schopnosti dávat efektivní a rozvojovou zpětnou vazbu měl a chtěl zapracovat, obrat se na svého mentora nebo HR, které tě propojí s koučem.
| Verze | Datum | Popis změny | Autor |
|---|---|---|---|
| v0.1 | 5. 5. 2021 | Initial release | Filip, Gabča, Káťa |